Persondatapolitik – databeskyttelsespolitik

Hvem er vi?
Actief Teknik Bureauet ApS – En del af Actief Hartmanns A/S, (”vi”, ”os”, ”vores”)
Lautrupvang 4A, 2750 Ballerup.
Tel.: +45 4444 0225
info@actief-teknikbureauet.dk
www.actief-teknikbureauet.dk
CVR: 28278306

Introduktion
Når Actief Teknik Bureauet i forbindelse med levering af rekrutteringsydelser til kunder behandler
personoplysninger, anser vi os for databehandler af de oplysninger vedrørende en jobansøgers
baggrund, der er nødvendige for at vurdere kandidatens egnethed. I disse tilfælde får den
dataansvarlige (kunder) overdraget disse oplysninger, og anvender dem til egen forretning og uden
instruks.
Som dataansvarlig er Actief Teknik Bureauet direkte dataansvarlig for personaleadministration for
jobansøgere samt nuværende og tidligere ansatte i virksomheden.
Actief Teknik Bureauet har en udpeget databeskyttelsesrådgiver. Denne kan kontaktes på dpo@actief-teknikbureauet.dk

Hvornår indsamler vi dine personoplysninger?
Vi indsamler dine oplysninger fra det øjeblik, du angiver dine oplysninger på vores websted,
registrerer dig i vores database, sender os mails eller bliver registreret på andre måder for at gøre
brug af vores ydelser eller samarbejder med os.

Hvorfor indsamler og behandler vi personoplysninger om dig?
For at vi kan indsamle og behandle dine oplysninger, for at kunne udføre vores vikarydelser,
rekruttering og udvælgelse, lønadministration, personaleadministration og personaleledelse.

For at vi kan sende dig jobtilbud og/eller oplysninger om vores aktiviteter, samt i højere grad at
kunne koordinere disse med dine krav og kvalifikationer.

For at sende dig nyhedsbreve og kampagner, som du kunne være interesseret i, men kun hvis du har tilmeldt dig dette.

For at vurdere din egnethed eller rådighed i forbindelse med jobplacering i faste eller tidsbegrænsede stillinger eller opgaver, hvor testresultater, undersøgelse af referencer m.m. evt. også benyttes med henblik på at kvalitetssikre, at vi har det rigtige match mellem dig og jobbet.

For at indgå, opretholde og afslutte et ansættelses- og/eller personaleforhold med dig og kunne udføre de relevante administrative opgaver i den forbindelse.

For at registrere en opgave i en kontrakt med kunden samt administrere og overholde kontrakten med kunden.

For at behandle data for vores kunder i forhold til screening inden ansættelsen.

For at vurdere din personlige udvikling og beskæftigelsesegnethed, herunder med tests og referencer for at kvalitetssikre det rigtige match mellem dig og jobbet.

For at administrere, herunder administration af oplysninger, organisering af intern overholdelse og kontrol, forretningssikkerhed, arbejdsmiljøsikkerhed, revision og dataanalyse samt generel revision

For at kunne overholde gældende love og regler, evt. en ansættelsesaftale el.lign. med dig, herunder men ikke begrænset til, arbejdslovgivning, overenskomstforhold, skatte- og socialpolitisk lovgivning, begrænsning af svindel samt national og international sanktionslovgivning.

Hvilke personoplysninger indsamler vi om dig?
Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at kunne levere vores ydelser.
Nogle af disse oplysninger er obligatoriske, hvis du skal kunne benytte vores service. Det kan være
nødvendigt at indsamle yderligere oplysninger – herunder MPA-persontest – for at kunne matche
vores service bedre med dine krav og kvalifikationer eller for at imødekomme mere specifikke
kundeanmodninger eller forpligtelser.
Du er selv ansvarlig for, at de angivne oplysninger er nøjagtige og relevante.

MPA – persontest.
I forbindelse med især rekrutteringsopgaver og Try-and-Hire opgaver kan vi foretage persontest.
Testen opbevares på Masters database og vil blive slettet efter 1 år. Sletning følges op på
månedsbasis. Du kan altid få slettet din test, såfremt det ønskes med det samme. Tilbagemelding
udleveres til kunden efter samtykke fra kandidaten og testen gennemgås ligeledes med kunden i
forbindelse med kandidatpræsentation.

Når du registrerer dig i vores database beder vi dig oplyse
Navn, adresseoplysninger, e-mailadresse, kontaktoplysninger, fødselsdato.
CV-skabelon med eget foto (frivilligt), ansøgning og udtalelser, testrapport og notater.
Andre oplysninger som er eller kunne være vigtige i forhold til vurderingen af kandidatens egnethed,
som f.eks. referencer og certifikater.

Ansøgning via LinkedIn
Actief Teknik Bureauet anvender LinkedIn til tiltrækning af ansøgere til opslåede stillinger. Vi gemmer
ansøgninger fra brugere på LinkedIn – som har givet LinkedIn samtykke til at sende information om
ledige stillinger – i 6 måneder, hvorefter vi sletter dem.

Uopfordrede ansøgning pr. mail
Uopfordrede ansøgninger sendt til vores mailadresse gemmer vi i vores mailsystem i 6 måneder,
hvorefter de slettes.

Når du begynder at arbejde for og har arbejdet for Actief Teknik Bureauet
Navn og adresseoplysninger, e-mailadresse og andre kontaktoplysninger, herunder nærmeste
pårørende og deres kontaktdata.
Alder og køn, CV, uddannelse, eksamensbevis, praktik, arbejdserfaring, sprogkundskaber, oplysninger
om kurser og uddannelse og eventuel Mastertest (MPA-test).
Oplysninger om ledighed, A-kasse og orlov, nationalitet, CPR-nummer, ID-nr., arbejdstilladelse samt
andre oplysninger i forhold til personaleadministration.
Løn, kørsel, ferie, konto nr., skatteforhold, pensionsselskab og registrering af fravær, sygdom,
lægeerklæringer, ansættelsessted (vikariat), ansættelsesbekræftelser.

Hvem deler vi dine personlige oplysninger med?
Vi deler dine oplysninger med vores kunder, samarbejdspartnere og underleverandører
(databehandlere) som varetager eller udfører opgaver på dennes vegne og med leverandører,
offentlige myndigheder, pensionsselskaber, arbejdsgiverforeninger og andre forretningsforbindelser
og i alle andre tilfælde, hvor vi kan blive pålagt at gøre dette, f.eks. ved dom eller kendelse.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Hver 6. måned kontakter vi dig via mail om du stadig er jobsøgende og forsat ønsker at være
registreret hos Actief Teknik Bureauet. Hvis det ikke er tilfældet sletter vi alle registrerede data og
makulerer din sagsmappe
Vi tilbyder i den forbindelse at sende dig vores version af dit CV, som du selv kan gemme. Ved senere
kontakt vil det gøre vores proces nemmere, hvis vi kan bruge denne version i samarbejdet.

Vi opbevarer MPA-test i databasen hos Master Danmark A/S og testen slettes 12 måneder efter
besvarelse.
Vi har indgået en databehandleraftale med Master Danmark om, hvordan vi håndterer data og
implementeret sikkerhedsforanstaltninger så vi som dataansvarlige kan leve op til
databeskyttelsesloven.

Hvis du arbejder/har arbejdet for Actief Teknikbureauet opbevarer dine personoplysninger i 5 år efter
fratrædelsesdatoen til brug for Actief Teknik Bureauets regnskabsrevision.

Hvis du ikke længere ønsker at være registreret hos os, kan du afmelde dig ved at sende en e-mail til
dpo@actief-teknikbureauet.dk. Dine data vil derefter blive slettet og du vil herefter ikke længere blive
kontaktet eller modtage jobtilbud fra Actief Teknik Bureauet.

Din adgang til dine personoplysninger
Du har ret til indsigt i dine personoplysninger. Hvis du er oprettet i vores database kan du selv rette
dem og du kan få adgang via vores database eller ved henvendelse til – info@actief-teknikbureauet.dk

Hvordan slette, ændre eller gøre indsigelse?
Hvis du ønsker dine personoplysninger slettet, ændret, gøre indsigelse eller behandlet, kan du
kontakte dpo@actief-teknikbureauet.dk

Dataportabilitet
Du kan kontakte info@actief-teknikbureauet.dk, såfremt du ønsker at udnytte din ret til at få dine data
udleveret i et maskinlæsbart format.

Samtykke
Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit
samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af dine personlige oplysninger,
bedes du kontakte info@actief-teknikbureauet.dk

Sikkerhed
Actief Teknik Bureauet har truffet tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte mod uautoriseret eller ulovlig behandling af personoplysninger og mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger. Dette jf. de sikkerhedskrav, som fremgår af “Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)” med de til enhver tid gældende ændringer og/eller tilføjelser.

Når vi behandler dine personoplysninger kan de i forbindelse med vore kunders databehandling blive
opbevaret og behandlet i andre lande. Vi afgiver personoplysninger på baggrund af en legitim
interesse, juridisk forpligtelse og/eller for at kunne opfylde kontrakten i overensstemmelse med de
formål, som er angivet under afsnittet “Hvorfor indsamler vi dine personoplysninger?

Actief Teknik Bureauet har truffet de nødvendige foranstaltninger for at sikre, at alle personoplysninger,
der videregives, beskyttes korrekt mod tab eller ulovlig behandling.

Kontakt
Har du spørgsmål, kommentarer, klager eller mistanke om datalækager bedes du
henvende dig til Actief Teknik Bureauet ApS på denne mailadresse: info@actief-teknikbureauet.dk

Tekniske oplysninger
Hvis du har spørgsmål om tekniske forhold bedes du henvende dig til info@actief-teknikbureauet.dk

Klageinstans
Du har mulighed for klager over vores behandling af personoplysninger om dig til Datatilsynet.
Se kontaktoplysninger og mere om klageadgang her: www.datatilsynet.dk

Tak for din tillid